Laptop Kantor yang Tak Kembali Setelah Pegawai Resign

Hari terakhir kerja biasanya diisi perpisahan, kue, dan tanda tangan di surat pengunduran diri. Hampir tidak ada yang bertanya, "Laptopnya sudah dikembalikan?" Tiga bulan kemudian, seseorang di bagian keuangan mencari laptop itu untuk pegawai baru dan menemukan bahwa tidak ada yang tahu di mana ia berada.

Cerita ini terjadi di perusahaan kecil maupun besar karena penyebabnya sama: aset dicatat di kepala seseorang atau di lembar Excel yang terakhir diperbarui entah kapan. Kunci motor operasional, seragam, kartu akses, dokumen asli. Semuanya berpindah tangan lewat percakapan, bukan lewat catatan.

Pendataan yang sederhana sudah banyak membantu. Setiap barang punya baris sendiri: apa, kondisinya bagaimana, dipegang siapa, sejak kapan. Satu barang, satu pemegang pada satu waktu. Kalau dua orang tercatat memegang laptop yang sama, ada yang keliru, dan sistem yang baik seharusnya menolak sebelum kekeliruan itu terjadi.

Yang kedua, serah terima yang meninggalkan jejak. Berita acara serah terima (BAST) sering dianggap formalitas, padahal ia bukti ketika terjadi sengketa: siapa menerima, tanggal berapa, kondisi saat itu. Di fitur manajemen aset Portal Karyawan, BAST dibuat sebagai PDF, dan pegawai menerima pemberitahuan lalu menekan "Saya terima" dari aplikasinya. Konfirmasi itu yang menjadi catatan bahwa barang benar-benar sudah di tangannya.

Lalu bagian yang paling sering terlewat: momen resign. Ketika HRD menonaktifkan pegawai, aplikasi menampilkan daftar aset yang masih ia pegang. Prosesnya tidak diblokir, karena memblokir hanya mendorong orang menghapus data supaya tombolnya bisa ditekan. Tetapi daftar itu muncul tepat di saat HRD paling mungkin bertindak.

Kerusakan dan kehilangan juga perlu jalur yang jelas. Pegawai yang menyadari barangnya rusak sebaiknya bisa melaporkannya tanpa takut, dan keputusan akhir tentang kondisinya tetap ditetapkan HRD. Perusahaan yang menghukum setiap laporan akan segera berhenti menerima laporan.

Coba hitung diam-diam: berapa aset di kantor Anda yang pemegangnya hanya Anda tebak?