Kebijakan Privasi
Versi 1.0.0 — Berlaku sejak 4 Juli 2026
1. Pendahuluan
Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Portal Karyawan mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, dan melindungi data pribadi Anda sebagai pengguna aplikasi, sesuai dengan Undang-Undang Republik Indonesia No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi ("UU PDP"). Dengan menyetujui kebijakan ini, Anda memahami dan menyetujui praktik pemrosesan data yang dijelaskan di bawah.
2. Pengendali Data
Data pribadi Anda dikelola bersama oleh dua pihak:
- Perusahaan tempat Anda bekerja, sebagai pengendali utama data ketenagakerjaan Anda (nama, jabatan, gaji, kehadiran), yang diakses oleh Admin HRD perusahaan tersebut.
- Penyedia layanan Portal Karyawan, sebagai pemroses data yang menyediakan infrastruktur aplikasi untuk mendukung operasional perusahaan Anda.
3. Data yang Kami Kumpulkan
- Data identitas: nama lengkap, Nomor Induk Pegawai (NIP), alamat email, nomor telepon.
- Data ketenagakerjaan: jabatan, cabang penempatan, status kepegawaian, riwayat dan rincian slip gaji.
- Data kehadiran: waktu presensi, titik lokasi (GPS) saat absen dalam radius kantor terdaftar, dan foto verifikasi wajah pada saat presensi.
- Data akun: kata sandi (tersimpan terenkripsi), riwayat masuk (login), dan preferensi akun.
- Data teknis: jenis perangkat, sistem operasi, alamat IP, dan log aktivitas dalam aplikasi.
4. Tujuan Penggunaan Data
- Mencatat dan memverifikasi kehadiran karyawan secara akurat, termasuk validasi lokasi dan wajah.
- Menghitung dan menampilkan slip gaji bulanan.
- Mengelola akun pengguna, peran (karyawan/Admin HRD), dan struktur organisasi perusahaan.
- Menghasilkan laporan kehadiran dan rekapitulasi untuk keperluan administrasi perusahaan Anda.
- Menjaga keamanan akun dan mencegah penyalahgunaan sistem.
- Memenuhi kewajiban hukum di bidang ketenagakerjaan dan perpajakan yang berlaku.
5. Dasar Hukum Pemrosesan
Kami memproses data pribadi Anda berdasarkan: (a) persetujuan eksplisit Anda untuk data seperti foto verifikasi wajah dan lokasi presensi; (b) pelaksanaan kontrak/hubungan kerja antara Anda dan perusahaan; dan (c) pemenuhan kewajiban hukum di bidang ketenagakerjaan dan perpajakan.
6. Penyimpanan dan Retensi Data
Data pribadi disimpan selama Anda berstatus sebagai pengguna aktif Portal Karyawan pada perusahaan terkait, dan paling lama 5 (lima) tahun setelah status kepegawaian berakhir untuk keperluan kepatuhan hukum dan penyelesaian sengketa, kecuali diwajibkan lebih lama oleh peraturan perundang-undangan.
7. Pembagian Data kepada Pihak Lain
Data Anda dapat diakses oleh Admin HRD pada perusahaan tempat Anda bekerja, sesuai kebutuhan administrasi kepegawaian. Kami tidak menjual atau membagikan data pribadi Anda kepada pihak ketiga untuk kepentingan pemasaran. Data hanya dibagikan kepada pihak ketiga bila diwajibkan oleh hukum atau perintah instansi berwenang.
8. Keamanan Data
Kami menerapkan enkripsi data saat transmisi dan penyimpanan, pembatasan akses berbasis peran, serta pencatatan log audit untuk mendeteksi akses yang tidak sah, sebagai bagian dari kewajiban pelindungan data sesuai UU PDP.
9. Hak Anda Sebagai Subjek Data
- Mengakses dan meminta salinan data pribadi Anda.
- Meminta koreksi atas data yang tidak akurat atau tidak lengkap.
- Menarik persetujuan pemrosesan data kapan saja melalui menu Profil > Privasi Data.
- Mengajukan keberatan atas pemrosesan tertentu atau permintaan penghapusan data, sepanjang tidak bertentangan dengan kewajiban hukum perusahaan.
- Mengajukan pengaduan kepada Petugas Pelindungan Data (PIC) internal atau otoritas pengawas PDP yang berwenang.
10. Kontak
Pertanyaan atau permintaan terkait data pribadi Anda dapat disampaikan melalui menu Bantuan dalam aplikasi atau kepada Admin HRD/PIC Pelindungan Data perusahaan Anda.
Syarat & Ketentuan Penggunaan Portal Karyawan
Versi 1.0.0 — Berlaku sejak 4 Juli 2026
1. Definisi
"Aplikasi" berarti Portal Karyawan. "Pengguna" berarti karyawan atau Admin HRD/Perusahaan yang menggunakan Aplikasi. "Perusahaan" berarti entitas yang mendaftarkan akun Admin HRD dan karyawannya pada Aplikasi.
2. Penerimaan Syarat
Dengan membuat akun dan menggunakan Aplikasi, Pengguna menyatakan telah membaca, memahami, dan menyetujui Syarat & Ketentuan ini beserta Kebijakan Privasi yang menyertainya.
3. Ruang Lingkup Layanan
Aplikasi menyediakan fitur presensi, slip gaji, manajemen data karyawan, cabang, jadwal shift, dan pelaporan bagi Perusahaan dan karyawannya. Fitur yang tersedia dapat berbeda tergantung paket langganan Perusahaan.
4. Kewajiban Pengguna
- Memberikan data pribadi yang benar dan terkini saat pendaftaran dan pembaruan profil.
- Menjaga kerahasiaan kredensial akun (NIP/email dan kata sandi) dan tidak membagikannya kepada pihak lain.
- Melakukan presensi secara jujur, sesuai lokasi dan waktu kerja yang sebenarnya.
- Segera melaporkan kepada Admin HRD atau tim Bantuan bila mendapati aktivitas akun yang mencurigakan.
5. Presensi, Lokasi, dan Verifikasi Wajah
Untuk mencatat kehadiran, Aplikasi memerlukan akses lokasi perangkat dan pengambilan foto wajah Pengguna pada saat presensi. Data ini digunakan semata-mata untuk keperluan verifikasi kehadiran sebagaimana dijelaskan dalam Kebijakan Privasi, dan tidak digunakan untuk tujuan lain tanpa persetujuan tambahan dari Pengguna.
6. Peran Admin HRD/Perusahaan
Admin HRD bertanggung jawab atas keakuratan data cabang, jadwal shift, titik lokasi presensi, dan data gaji yang dimasukkan ke dalam Aplikasi untuk karyawan di bawah naungannya. Perusahaan bertanggung jawab memastikan pemrosesan data karyawannya melalui Aplikasi telah memiliki dasar hukum yang sah, termasuk persetujuan karyawan bila diperlukan.
7. Pembatasan Tanggung Jawab
Aplikasi disediakan "sebagaimana adanya". Penyedia layanan tidak bertanggung jawab atas kerugian yang timbul akibat kesalahan input data oleh Pengguna/Admin, gangguan koneksi internet, atau penyalahgunaan akun akibat kelalaian Pengguna dalam menjaga kerahasiaan kredensialnya.
8. Perubahan Syarat & Ketentuan
Kami dapat memperbarui Syarat & Ketentuan ini dari waktu ke waktu. Perubahan material akan diinformasikan melalui Aplikasi dan memerlukan persetujuan ulang dari Pengguna sebelum dapat melanjutkan penggunaan layanan.
9. Hukum yang Berlaku
Syarat & Ketentuan ini tunduk pada hukum Republik Indonesia, termasuk namun tidak terbatas pada Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi dan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.
Terakhir diperbarui: 4 Juli 2026 · Versi 1.0.0